选项,勾选之后,即便录入凭证时输入的是外币,SAP在更新科目余额时,还是按本位币更新
在"SAP会计科目之 货币"中我们讲到科目货币可以是本币,也可以是外币,本币科目可以本币记账,也可以外币记账。对于企业来说,既可能有国内采购的材料,也可能有进口材料,国外采购一般以外币计价,材料入库生成的凭证也是以外币记账的。这样的话,原材料科目岂不是既有外币金额(并且可能是多种外币金额),又有本币金额? 如果是这样,月末结账时还需对以外币记的余额进行评估,岂不是很麻烦? 如果企业确实有这种情况,我们一般对此科目进行特殊设置,以避免这种情况出现,这就是我们今天要讲到的"本位币记账"。
在会计科目控制数据中,有一个"仅限以本位币记的余额"选项,勾选之后,即便录入凭证时输入的是外币,SAP在更新科目余额时,还是按本位币更新。对于材料科目,勾选此选项后,材料入库时以本位币更新余额,这样就避免了月末进行外币余额的评估。接下来我们就来比对一下勾选此项与不勾选的区别吧。
如下有两个科目,科目6600504000设置为"仅限以本位币记的余额",科目6600411000不设置此标志。
接下来以外币做一笔凭证,
如上,对科目6600504000和6600411000录入相同的金额,保存后FB03查看凭证如下,
凭证中科目6600504000和6600411000的本位和外币金额都是相等的。接下来,我们从后台看一下科目余额吧,
大家看出差异了吧,科目6600504000是以CNY更新的余额,而科目6600411000是以EUR更新的余额。 这样的话,月底结账时,需要根据月末汇率对科目6600411000的外币余额进行评估,产生汇兑损益。
既然会计科目中"仅限以本位币记的余额"意义重大,维护错了就可能带来不必要的麻烦,那哪些科目需要设置此标志呢? 一般情况下,余额要保持外币的科目不设置此标志,有三种情况: 1、科目已经设置为外币科目; 2、应付账款科目; 3、应收账款科目。其余科目建议都设置此标志。
以前遇到一个客户,他们的产品卖往国外,他们启用了发出商品科目,而这个科目就没有勾选"仅限以本位币记的余额",出现了什么问题呢? 货物发出时,凭证"借:发出商品; 贷:产成品",此凭证以本位币记账; 开发票时,凭证"借:销售成品; 贷:发出商品",此凭证以外币记账。由于外币的汇率每天都不一样,这样的话,同一笔业务,发出商品的借方和贷方就不等了,日积月累这个差异就越来越大了。
通过这个例子,大家是不是更能体会到科目设置为本位币记账的重要性了呢?尤其是应付暂估科目和发出商品科目。如果你们已经使用了SAP系统,不妨去检查一下会计科目是否设置了此标志吧!
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